MENGIDENTIFIKASI BAHAN ALAT TULIS KANTOR

I.     MENGIDENTIFIKASI BAHAN, ALAT, DAN PERABOT YANG AKAN DIGUNAKAN DALAM BEKERJA

1. Meja Kantor

Menurut the Liang Gie, meja tulis yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarata sebagai berikut:

a.       Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup.

b.      Permukaan meja tidak berkilat-kilat sehingga tidak meyilaukan matapegawai yang memakainya.

c.       Luas meja tidak terlampau berlebihan

Ukuran meja kerja pada umumnya dapat dibedakan sebagai berikut:

1. Meja Karyawan

Idealnya ukuran 120 x 80 cm. Disamping itu ada meja kayawan yang l;ebih besar yaitu 160 x 80 cm.

2. Meja Pimpinan

Meja pimpinan berukuran 130x 80 cm atau plaing besar 150 x 90 cm.

2. Kursi Kantor

Menurut Ralp Barnes yang diterjemahkan oleh The Liang GIe kursi yang baik mempunyai syarat sebagai berikut:

1. Kursi terebut dapat diatur tinggi rendahnya sehingga cocokbagi pegawai yang memakainya
2. Kursi tersebut dibuat secara kokoh
3. Kursi itu sesuai dengan bentuk badan orang
4. Kursi itu mempunyai penyangga belakang shingga dapat menunjang tulang punggung karyawan

3. Rak Surat

Untuk memudahkan menemukan kembali banyaknya surat masuk dan surat keluar dengan cepat, perlu adanya kegiatan pengarsipan. Alat yang digunakan untuk mengarsip surat tersebut adalah rak surat, tempat penyimpanan surat berbentuk kotak (box file) dan lemari arsip (filling cabinet)

4. Mesin Penghancur Kertas

Dewasa ini mesin penghancur kertas telah menjadi standar perkantoran modern sebagai cara yang paling aman, cepat bersih dan sangat efisisen untuk pemusnahan dokumen-dokumen yang tidak terpakai

Sumber : http://wien-muanio.blogspot.com/2011/01/materi-menggunakan-peralatan-kantor.html

II.     MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A.    Jenis-jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Dengan istilah lebih mudahnya sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak seperti komputer, mesin dll sedangkan prasara merupakan benda yang tidak bergerak misalnya seperti tanah, gedung, ruangan dan lain-lain

a.      Peralatan/perlengkapan kantor (Office Supplies)

Peralatan/perlengkapan kantor adalah alat atau bahan yang digunkana untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Peralatan/perlengkapan kantor dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:

1.    Peralatan perlengkapan kantor dilihat dari bentuknya

a)        Peralatan kantor berbentuk lembaran (berbagai jenis kertas, map, amplop dan lain-lain.

b)        Peralatan/perlengkapan berbentuk non lembaran (stapler, perforator, binder clip, sandaran buku, bantalan stempel, ordner, gunting, pemotong kertas dan lain-lain.

c)        Peralatan/perlengkapan kantor berbentuk buku

        Buku catatan (block note) yaitu buku untuk menulis catatan harian staf kantor.

        Buku pedoman organisasi, yaitu buku panduan tentang informasi yang berkaitan dengan organisasi, mulai dari sejarah, produk dan jasa, hingga prosedur kerja.

        Buku alamat relasi yaitu buku yang berisi tentang daftar alamat dari berbagai macam organisasi lain/relasi yang khususnya sering melakukan kerja sama.

        Buku telepon yaitu buku yang berisi daftar pelnggan telepon.

        Kamus (kamus bahasa Indonesia dan asing)

        Peta kota-kota besar.

        Buku tahunan yaitu buku yang berisi tentang informasi perkembangan/ kemajuan perushaan selama setahun terakhir.

        Buku tamu yaitu buku yang digunakan untuk mencatat tamu yang datang ke perusahaan.

        Buku agenda yaitu buku untuk mencatat surat yang masuk dan keluar.

        Buku catatan keuangan.

        Buku obyek pariwisata (brosur/pamflet).

2.)    Peralatan/perlengkapan kantor dilihat dari penggunaannya

a)      Barang habis pakai

Barang habis pakai adalah barang yang penggunaanya hanya satu/beberapa kali pakai atau tidak tahan lama. Contoh: kertas, tinta, karbon, staples, pulpen, pensil danlain-lain.

b)   Barang tidak habis pakai

Barang tidak habis pakai adalah barang/benda kantor yang penggunaannya tahan lama contoh: stapler, perforator, cutter dan gunting.

b.      Mesin-mesin kantor (Office Mechine)

Mesin-mesin kantor (office mechine) adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik dan magnetik. Contoh: komputer, laptop, LCD (Liquid Crystal Display), mesin tik, mesin fotokopi, mesin penghancur kertas (paper shredder), mesin pengganda dokumen, scanner, mesin absensi, kalkulator.

c.       Mesin Komunikasi Kantor

Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi. Contoh: telepon, interkom, faksimili dan telepon wireles.

d.     Perabot Kantor (Office Furniture)

Perabot kantor adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan kantor. Contoh: Meja, kursi, sofa (meja dan kursi untuk tamu) rak buku, lemari, filing cabinet, papan tulis, brangkas/cash box, tempat majalah/koran meja resepsionis.

e.       Interior kantor (Office Arrangement)

Ineteriuor kantor adalah benda-benda kantor yang digunakan untuk menambah suasana jadi menyenangkan sehingga memberi semnagat dan kenyamanan dalam menyelesaikan pekerjaan. Contoh: gambar-gambar, patung, lukisan bendera, vas bunga jam dinding dll.